Pengelolaan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar dan penomoran secara terintegrasi dalam satu platform
Elelim = surat adat (bahasa Koba) · Serve = pelayanan
Elelim-Serve merupakan salah satu wujud nyata pelaksanaan visi dan misi Bupati dan Wakil Bupati Kepulauan Aru dalam rangka adaptasi teknologi informasi untuk pondasi transformasi tata kelola pemerintahan daerah yang inovatif, profesional, bersih dan transparan. Platform ini dirancang untuk mendukung optimalisasi penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di bidang pelayanan administrasi dan tata naskah dinas yang lebih moderan, efektif, efesien, akuntabel di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Aru.
TIMOTIUS KAIDEL
Bupati Kepulauan Aru
Drs. MOHAMAD DJUMPA, M.Si
Wakil Bupati Kepulauan Aru
Pantau aktivitas dan kinerja sistem manajemen surat secara real-time
Total Surat Masuk
Tahun Berjalan
Total Surat Keluar
Tahun Berjalan
Nomor Surat Diterbitkan
Tahun Berjalan
OPD Aktif
Terdaftar
Kelola seluruh aspek persuratan dengan fitur lengkap dan terintegrasi
Unggah, arsipkan, dan kelola disposisi surat masuk dengan sistem yang terorganisir dan mudah diakses
Ajukan dan pantau status penerbitan nomor surat keluar secara real-time dengan notifikasi otomatis
Sistem memberikan nomor unik secara otomatis sesuai klasifikasi dan tanggal untuk setiap surat
Struktur klasifikasi bertingkat (level 1-4) yang memudahkan pengorganisasian dan pencarian surat
Mendukung multi-instansi dengan role user yang terstruktur dan hak akses yang jelas
Sistem keamanan berlapis dengan enkripsi data dan audit trail untuk setiap transaksi
Proses sederhana dalam 3 langkah untuk penerbitan nomor surat
User OPD mengajukan draft surat keluar melalui sistem dengan melengkapi informasi yang diperlukan
Pejabat Persetujuan melakukan verifikasi draft suratdan otentifikasi tanda tangan elektronik (TTE)
Admin Bagian melakukan penerbitan nomor surat keluar secara otomatis
Setiap tahap proses dapat dipantau secara real-time. Notifikasi otomatis akan dikirimkan kepada user terkait untuk setiap perubahan status surat.
Demo Proses Pengelolaan Surat Keluar di Elelim-Serve
Demo Proses Pengelolaan Surat Masuk di Elelim-Serve untuk admin bagian umum
Temukan jawaban untuk pertanyaan umum seputar sistem
Login ke sistem menggunakan akun OPD Anda, pilih menu 'Surat Keluar', isi formulir pengajuan dengan lengkap, unggah dokumen pendukung, dan klik tombol 'Ajukan'. Sistem akan otomatis mengirimkan notifikasi ke admin untuk proses verifikasi.
Sistem dapat diakses oleh Admin/Sekretariat dengan hak akses penuh untuk verifikasi dan penerbitan nomor, serta User OPD yang telah terdaftar dengan hak akses untuk mengajukan surat keluar dan melihat riwayat surat.
Proses verifikasi biasanya memakan waktu 1-2 hari kerja. Namun untuk surat dengan prioritas tinggi atau mendesak, dapat diproses lebih cepat. Anda akan menerima notifikasi melalui email dan sistem saat surat telah diverifikasi.
Format nomor surat mengikuti standar klasifikasi yang telah ditetapkan, contoh: XXX/YYY/ZZZ, dimana XXX adalah klasifikasi surat, YYY adalah nomor surat, dan ZZZ adalah tahun berjalan. Sistem akan generate nomor secara otomatis.
Surat yang sudah diterbitkan dengan nomor resmi tidak dapat direvisi. Namun, Anda dapat mengajukan surat baru dengan melampirkan surat pembatalan/revisi. Hubungi admin untuk prosedur lebih lanjut.
Masukan Anda sangat berharga untuk pengembangan sistem kami ke depan.